audit-is

Аудит проектов внедрения информационных систем в организации

Аудит проектов, внедрения и достижение бизнес целей полезен для получение объективной оценки, на сколько поставленные цели достигнуты. Внедрение информационных систем (ИС) в организации на 90% можно описать следующим рекламным тестом на примере системы электронного документооборота (СЭД).

«В условиях ведения бизнеса невозможно трудно и малоэффективно работать без электронного документооборота. Некоторые руководители предприятий откладывают внедрение СЭД из- за того, что сотрудники, которые занимаются документами, против введения новых правил работы. Чтобы снизить болезненность перехода с бумажного документооборота к СЭД, стоит воспользоваться помощью специалистов, занимающихся внедрением таких систем в деятельность предприятий.
Адаптировать людей к новым условиям работы не просто, особенно если они работали по-старому на протяжении многих лет. К обучению сотрудников нужно подходить правильно, здесь нельзя перегибать палку, но на своем стоять, безусловно, нужно. Специалисты в этой сфере смогут не только разработать индивидуальное ПО и внедрить систему электронного документооборота, но и решить вопрос с адаптацией сотрудников предприятия. Как теория, так и практические занятия, могут помочь человеку перейти на новый уровень работы с документами.
СЭД –это то, без чего на сегодняшний день сложно обходиться, поскольку с такой системой работать намного проще. Используя профессионально внедренную систему документооборота, можно в разы сократить время на сортировку и поиск нужных документов. Кроме этого, сотрудники могут получать информацию о документах, не обращаясь к секретарю или другому лицу, ответственному за ведение, составление и поиск документов. Получить нужный документ можно на своем рабочем месте, а затем распечатать его на бумаге. Все это способно значительно сократить издержки, повысить скорость работы и улучшить качество документооборота.
Важно то, что СЭД исключает большое количество ошибок, которые возникают из-за усталости людей и других человеческих факторов. Также внедрение СЭД может повлечь за собой отсутствие необходимости в некоторых сотрудниках. К примеру, если раньше ведением бумаг занимались несколько человек, то после внедрения СЭД эту функцию сможет выполнять всего один сотрудник. Многое в СЭД выполняется автоматически, требуется произвести правильную настройку параметры, для решения бизнес-задач.
Важно создать условия для развития СЭД и сотрудников компании, которых затронет новая система документооборота. Необходимо поощрять людей за то, что они будут стараться быстро учиться работать по-новому. Например, те же премиальные или возможность получить определенный подарок, повышение по службе –это факторы, мотивирующие отдельных лиц, являющиеся участниками внедрения чего-то нового, в том числе и СЭД. «

Как показала практика внедрения и последующий анализ, это действенно. На практике последующий анализ не проводиться. Отсутствует понимание на сколько достигнуты бизнес цели и какую финансовую эффектность организация извлекает из их достижения. Это связано с усталостью обеих сторон накопленной в рамках проекта, что накладывает желание быстрее закрыть проекта «хоть как-то». Если проект закрыт, рассчитывать параметры окупаемости в действительности не целесообразно, по причине отсутствия бизнес обязательств достижения успеха в оптимизации процессов. Если внедрение ИС приносит автоматизацию процессов, для каких целей требуется автоматизация? Насколько соразмерны затраты на автоматизацию процессов, когда и как происходит окупаемость средств, затраченных на внедрение ИС. Недочеты и отклонения исправляются и реализуются на этапе поддержки и за дополнительные вложения в ИС.

На этапе предпроектного исследования, проводится анализ бизнес процессов и уровня возможной адаптации для выбранного программного продукта. Как правило, происходит изменение и подгонка процессов, к уже реализованным в предлагаемой программном продукте. Такой подход позволит произвести снижение затрат на этапе внедрения. Создание приемлемого механизма для бизнеса организации не происходит.

В большей степени происходит списание на инертность и недисциплинированность сотрудников, которые могут саботировать внедрение продукта или отдельных модулей. В процессе цикла внедрения бизнес испытывает шок изменения следуют постоянным потоком, на сотрудников ложится дополнительная нагрузка по предоставлению и корректировке информации для будущей информационной системы.

Как правило, выбор систем происходит по формальным признакам и в «крупную клетку»:

  • Унификация программного обеспечения;
  • Зависимость от платформы размещения (windows,*nix);
  • Интерфейс;
  • Цена;
  • Функциональность.

В списке указано только часть факторов, причина, это прямая связь с бизнес моделью организации. Анализ только «крупной клеткой», возможно позволит сократить затраты, если организация использует стандартные процессы. Статистика показывает менее 5% организаций, которые используют стандартные процессы.

Жизненный цикл системы — то постоянное изменение, вопрос на сколько управляемое, адекватное и разумное, с точки зрения деятельности организации.

Используя опыт клиентов и полученный нами на проектах внедрения и аудита, предлагаем пакет услуг по анализу соответствие процессов систем и бизнеса. Аудит проектов внедрения информационных систем и расчет достижения бизнес целей проекта.